På en almindelig hverdag er der flere eksterne på matriklen, end nogen tænker over. Montører, chauffører, serviceteknikere, vikarer og rengøring kommer og går, uden at stå på nogen liste. Visit Securitys gæsteregistrering giver jer overblik over hver enkelt af dem, fra manden i hal 3 til chaufføren ved rampen.
Sker der en ulykke, en brand eller et udslip, skal I kunne gøre rede for alle tilstedeværende og ikke kun de ansatte. Serviceteknikeren på en maskine, de to montører fra ventilationsfirmaet, chaufføren ved rampen og rengøringen efter kl. 17 står ingen steder.
De befinder sig samtidig i de dele af bygningen, hvor der er færrest til at opdage, at de mangler. Ved en mønstring på samlingspladsen bliver de ansatte talt op af deres egne kolleger, som ved, hvem der plejer at møde ind. De eksterne har ingen, der savner dem, fordi ingen vidste, de var kommet.
De fleste virksomheder har regler om værnemidler, kørsel på området, adgang til bestemte zoner, fotografering og rygning. Gives instruktionen mundtligt af den, der tilfældigvis tager imod, er der hverken ensartethed eller dokumentation for, at den er givet. Ved check-in vises reglerne på skærmen, og den besøgende trykker accept, før registreringen kan afsluttes. Accepten bliver gemt sammen med besøget, så I kan vise, hvem der har fået hvilken instruktion, og hvornår. Reglerne kan oversættes til den besøgendes eget sprog, og det betyder noget, når montøren hverken taler dansk eller engelsk.
En ekstern får en kode, en nøgle eller et kort til et projekt, der varer tre uger. To år senere virker adgangen stadig, fordi ingen fik besked om, at opgaven var slut. Det er en af de klassiske observationer ved både interne og eksterne kontroller, og den er svær at forsvare, når den først står på skrift. Med gæsteregistrering kan adgangen sættes til at udløbe på en bestemt dato, og en forlængelse kræver, at nogen aktivt tager stilling til den. Det flytter opgaven væk fra en enkelt persons hukommelse.
På en byggeplads findes der sjældent en reception, og i starten er der ofte hverken fast strøm eller netværk. Derfor skal registreringen kunne foregå der, hvor folk faktisk er. Håndværkeren kan tjekke ind på sin egen telefon, i en browser uden at installere noget, eller automatisk via beacon, når han ankommer til pladsen.
Sætter I en geografisk afgrænsning på, kan check-in kun foretages på selve adressen, og så holder mandskabslisten. Det samme gælder midlertidige projektadresser og montører, der starter dagen ude hos kunden.
Når firmanavnet registreres og ikke kun personens navn, kan I trække historik pr. leverandør. Hvor mange timer har de reelt været på matriklen i forhold til det fakturerede? Hvor ofte har den maskine haft servicebesøg i år? Hvilke leverandører glemmer at tjekke ud, og hvem springer sikkerhedsinstruktionen over? Det er tal, der opstår af sig selv, når registreringen er digital, og som er umulige at hente ud af en protokol i en skuffe. Registrering af eksterne bliver som regel solgt på sikkerhed, men det er tit tallene bagefter, driftschefen bliver glad for.
