VisitSecuritys gæsteregistrering giver jer den dokumentation, NIS2 kræver på det fysiske område. Hver gang en gæst, en håndværker eller en leverandør tjekker ind, bliver besøget registreret og logget, og oplysningerne slettes igen efter den frist, I selv sætter.
NIS2 er bygget op om risikostyring, og fysisk sikring står udtrykkeligt på listen over de foranstaltninger, virksomheder skal have styr på. Begrundelsen er ligetil: en person, der først står inde i bygningen, er uden om alt det tekniske. Vedkommende kan sætte sig ved en ulåst pc, fotografere whiteboardet i mødelokalet eller gå ind i serverrummet, hvis døren står åben.
Gæsteregistrering fra Visit Security betyder, at loggen opstår automatisk, når gæsten tjekker ind. Der er ingen protokol, nogen skal huske at føre. Gæsten registrerer sig på en skærm ved indgangen, på sin egen telefon eller på forhånd via en invitation, og værten får besked med det samme på SMS eller e-mail. Det tager tyve sekunder, og derfor bliver det brugt.
Har I regler om fotografering, gæste-wifi, værnemidler eller ledsagelse, kan de vises som en del af check-in. Den besøgende trykker accept, og accepten bliver gemt sammen med registreringen. Så kan I dokumentere, at instruktionen er givet til hver enkelt person og ikke bare hængt op på en opslagstavle. Reglerne kan vises på gæstens eget sprog, hvilket er en fordel med udenlandske håndværkere og teknikere.
Systemet printer et mærkat med navn og dato, så medarbejderne kan se på afstand, hvem der hører til, og om skiltet er fra i dag. Det lyder banalt, men en kollega, der undrer sig over en person uden skilt, koster ingenting og fanger mere end de fleste tekniske løsninger. Mærkatet kan også bruges til at markere, hvilke områder gæsten har adgang til.
Det største problem med en papirprotokol er, at ingen skriver sig ud igen. Systemet tjekker gæsterne ud ved arbejdsdagens ophør og sletter oplysningerne efter den periode, I selv fastsætter. Dermed holder I både NIS2-kravet om kontrol og GDPR-kravet om, at persondata ikke må ligge længere end nødvendigt, uden at nogen skal huske det.
